Automatizaciones de RRHH
Las automatizaciones para RRHH aplican workflows y automatización con IA para estandarizar y acelerar procesos clave del área de personas: desde la búsqueda de candidatos y la incorporación de empleados (onboarding) hasta la gestión diaria de tiempo y ausencias y la salida de empleados (offboarding). El objetivo es reducir tareas manuales, minimizar errores, mejorar el cumplimiento de políticas internas y ofrecer una experiencia consistente tanto a candidatos como a empleados.
En ITfluence diseñamos automatizaciones que conectan tus sistemas (ATS, HRIS, correo, calendarios, herramientas de firma, soporte interno, nómina, control horario y documentación). Combinamos reglas con IA para clasificar, extraer, resumir y priorizar: filtrado inicial de candidaturas, enrutado de solicitudes, generación de comunicaciones, recordatorios, reporting y alertas.
¿Para quién es?
Equipos de RRHH con crecimiento o alto volumen de procesos repetitivos.
Empresas que quieren mejorar candidate & employee experience sin aumentar carga operativa.
Organizaciones con sistemas dispersos que necesitan trazabilidad e integración.
RRHH que busca datos fiables para decisiones (contratación, rotación, ausencias).
Beneficios principales
Ahorro de tiempo en reclutamiento, comunicaciones y tareas administrativas.
Procesos consistentes y menos errores (datos, documentos, aprobaciones).
Mejor experiencia de candidatos y empleados (claridad, rapidez, seguimiento).
Mayor control y reporting: métricas, alertas, cumplimiento de políticas internas.
Escalabilidad: soportar más incorporaciones sin colapsar al equipo.
Búsqueda de candidatos
Qué automatizamos
Publicación multicanal de ofertas (portales, LinkedIn, web corporativa) y actualización automática.
Captura y unificación de candidaturas en ATS/HRIS con deduplicado.
Pre-filtrado con IA: extracción de CV, clasificación por requisitos, seniority, skills y match.
Comunicación automatizada: confirmación, siguiente paso, pruebas, rechazo respetuoso y seguimiento.
Coordinación de entrevistas: disponibilidad, enlaces de videollamada, recordatorios y feedback.
Beneficios de negocio
Reducción del tiempo de cribado y del time-to-hire.
Menos candidatos “perdidos” por falta de respuesta o procesos lentos.
Mejor calidad del pipeline por priorización y scoring inicial.
Mayor consistencia y menor sesgo operativo (criterios documentados y revisables).
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Oferta creada → publicación en portales + página empleo + tracking de fuentes.
CV recibido → extracción de datos + tagging por habilidades + ranking por requisitos.
Candidato con score alto → invitación automática a entrevista + agenda coordinada.
Seguimiento a candidatos en proceso si no responden en X días.
Informe semanal: pipeline por rol, fuente, etapa y tasas de conversión.
KPIs sugeridos
Time-to-hire y time-to-first-interview.
Ratio candidatura → entrevista → oferta → aceptación.
Calidad de fuente (conversión por canal) y coste por contratación (si se mide).
Tasa de respuesta del candidato y no-shows a entrevista.
Carga operativa de RRHH (horas/semana en cribado y coordinación).
Cómo lo hacemos (estrategia → implementación → optimización)
Estrategia: definimos criterios de evaluación, etapas del proceso, mensajes y SLAs internos.
Implementación: conectamos ATS/calendario, automatizamos extracción/clasificación y workflows.
Optimización: ajustamos reglas/IA según resultados (calidad del match, conversiones, tiempos).
Seguimiento del tiempo y gestión del tiempo libre
Qué automatizamos
Solicitudes de vacaciones/permisos: captura, validación, aprobaciones y registro.
Reglas de política: saldos, límites, ventanas, festivos, solapes de equipo.
Recordatorios y notificaciones (aprobación pendiente, cambios, confirmaciones).
Sincronización con calendario y HRIS/nómina (cuando aplique) para evitar duplicidades.
Reporting y alertas: ausencias por equipo, tendencias, acumulación de saldo, riesgos de cobertura.
Beneficios de negocio
Menos errores administrativos y menos idas y venidas por email.
Mejor planificación de recursos (visibilidad de ausencias y cobertura).
Mayor cumplimiento de políticas y mejor experiencia del empleado (autoservicio).
Datos más fiables para decisiones (capacidad, turnos, picos estacionales).
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Solicitud de vacaciones → validación de saldo + comprobación de solapes → aprobación.
Aprobación → actualización automática en calendario del equipo + HRIS.
Rechazo/ajuste → propuesta de alternativas según disponibilidad del equipo.
Recordatorio automático si un manager no aprueba en 48h.
Dashboard mensual de ausencias, picos y previsión de cobertura.
KPIs sugeridos
Tiempo medio de aprobación de solicitudes.
% de solicitudes gestionadas sin intervención manual adicional.
Errores/incidencias por desajustes en saldos o calendarios.
Visibilidad: % de ausencias registradas correctamente.
Tendencias de ausencias por equipo/temporada (para planificación).
Cómo lo hacemos
Estrategia: traducimos la política de ausencias a reglas claras y flujos de aprobación.
Implementación: integramos herramientas (HRIS, calendario, nómina si aplica) y automatizamos.
Optimización: ajustamos reglas y reportes según incidencias y necesidades de cobertura.
Salida de empleados
Qué automatizamos
Checklist de offboarding por rol y área (IT, finanzas, accesos, documentación, equipos).
Gestión de accesos: avisos a IT, revocación programada, recuperación de dispositivos.
Documentación y firma: generación de documentos, recopilación y archivado.
Encuesta de salida y análisis con IA de feedback para detectar patrones de rotación.
Comunicación interna coordinada: cambios en organigrama, traspaso de tareas y handover.
Beneficios del negocio
Menos riesgos de seguridad (accesos activos, datos, dispositivos no recuperados).
Transiciones más ordenadas: continuidad operativa y menos “conocimiento perdido”.
Insights sobre causas de rotación para mejorar retención.
Reducción de tiempos y errores administrativos en offboarding.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Baja confirmada → creación automática de tareas por departamento con deadlines.
Programación de revocación de accesos el último día y confirmación de ejecución.
Encuesta de salida → resumen automático por temas (compensación, liderazgo, carga, cultura).
Checklist de handover con responsables y validación final.
Informe trimestral de causas raíz de rotación y recomendaciones.
KPIs sugeridos
% de offboardings completados a tiempo (checklist).
Tiempo medio de revocación de accesos y recuperación de activos.
Incidencias post-salida (accesos activos, cuentas no cerradas, retrasos).
Tasa de respuesta a encuesta de salida.
Motivos principales de rotación (tendencias y evolución).
Cómo lo hacemos
Estrategia: definimos checklist estándar, riesgos, responsabilidades y momentos clave.
Implementación: automatizamos tareas, integraciones y reportes (IT/HRIS/documentos).
Optimización: revisamos incidencias y ajustamos el flujo para reducir fallos recurrentes.
Incorporación de empleados
Qué automatizamos
Onboarding por etapas: pre-boarding (antes del día 1), semana 1, 30/60/90 días.
Generación y firma de documentación (contrato, políticas, privacidad, compliance).
Provisioning coordinado: solicitudes a IT, accesos, herramientas, permisos por rol.
Plan de formación inicial: rutas por rol, tareas, contenidos y seguimiento.
Seguimiento de progreso: recordatorios, checklists, feedback y encuestas de experiencia.
Beneficios del negocio
Empleados productivos antes (reducción del time-to-productivity).
Menos errores y retrasos en accesos/herramientas desde el día 1.
Experiencia homogénea y mejor adaptación, especialmente con alto crecimiento.
Mejor cumplimiento de políticas y documentación siempre al día.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Firma completada → creación automática de usuario/cuentas y asignación de permisos por rol.
Checklist de día 1: accesos, equipo, presentación, recursos clave, primeras tareas.
Rutas de formación por rol con recordatorios y seguimiento de completado.
Encuesta de onboarding a los 7 y 30 días con resumen de fricciones detectadas.
Dashboard de onboarding: estado por persona, bloqueos y responsables.
KPIs sugeridos
Time-to-productivity / tiempo hasta completar hitos clave.
% de onboardings completados en tiempo (checklists y accesos).
Incidencias de IT en primeras semanas (accesos, permisos, herramientas).
Satisfacción del onboarding (eNPS/CSAT de incorporación).
Retención temprana (primeros 90 días) si se mide.
Cómo lo hacemos
Estrategia: diseñamos el journey por rol, hitos y responsabilidades (RRHH/IT/manager).
Implementación: automatizamos documentación, accesos, formación y seguimiento.
Optimización: iteramos con feedback y métricas para reducir fricciones y acelerar adopción.
¿Quieres automatizar RRHH sin perder control y con impacto real en tiempos y calidad?
Solicita una auditoría de automatizaciones de RRHH: revisamos procesos, herramientas y puntos de fricción para priorizar un plan por fases. Te llevas un mapa de automatizaciones, quick wins y KPIs para medir resultados.
FAQ
¿Qué son las automatizaciones de RRHH y qué procesos cubren?
Workflows para reclutamiento, onboarding, gestión de ausencias/tiempo y offboarding, con integraciones y reporting.
¿La IA puede ayudar a filtrar candidatos sin reemplazar la decisión humana?
Sí. La IA clasifica y prioriza según criterios definidos, pero la selección final sigue siendo del equipo, con trazabilidad de reglas.
¿Se puede integrar con un ATS o HRIS ya existente?
Sí. Diseñamos la automatización para que encaje con tu stack y evite duplicidades de datos.
¿Cómo evitáis errores y datos inconsistentes entre herramientas?
Unificamos definiciones, deduplicamos, validamos campos y automatizamos sincronizaciones con reglas de control.
¿Qué impacto suele tener en tiempo operativo de RRHH?
Reduce tareas repetitivas (emails, seguimiento, checklists, reporting). El impacto exacto depende del volumen y madurez de procesos.
¿Podéis automatizar aprobaciones de vacaciones y permisos con políticas complejas?
Sí. Convertimos la política en reglas y flujos de aprobación, con validación de saldos y solapes.
¿Cómo se gestiona el offboarding para evitar riesgos de seguridad?
Con checklist por rol, coordinación con IT y revocación programada de accesos, además de recuperación de activos y documentación.
¿Cuánto tarda en implantarse?
Suele arrancarse con un piloto (por ejemplo, ausencias o onboarding) y ampliar por fases según prioridades.
¿Esto ayuda al cumplimiento (documentación y políticas)?
Sí: automatiza generación, firma, archivado y recordatorios, y aporta trazabilidad.
¿Podemos empezar con una auditoría de procesos de RRHH?
Sí. Analizamos flujos actuales, herramientas, cuellos de botella y proponemos un plan por fases con quick wins.