Automatizaciones de Finanzas
Las automatizaciones para departamentos financieros aplican workflows y automatización con IA para ejecutar procesos de forma consistente, reducir tareas manuales y mejorar el control: desde la gestión de gastos y el procesamiento de nóminas, hasta la facturación y cobro y la visibilidad de inventario y cadena de suministro (cuando finanzas participa en control, previsión y conciliaciones).
En ITfluence conectamos tus herramientas (ERP, contabilidad, nómina, bancos, plataformas de gastos, CRM, e-commerce y BI) y construimos automatizaciones que combinan reglas con IA para extraer datos de documentos, validar, clasificar, conciliar, detectar anomalías y generar informes. El resultado: cierres más rápidos, menos errores y decisiones basadas en datos.
¿Para quién es?
Equipos financieros con carga operativa alta (aprobaciones, conciliaciones, documentación).
Empresas que quieren mejorar control, trazabilidad y cumplimiento interno.
Organizaciones con sistemas dispersos (ERP + hojas + herramientas sueltas) que necesitan integración.
Finanzas que busca visibilidad continua: cashflow, gastos, cobros, riesgos.
Beneficios principales
Menos trabajo manual en captura de datos, validación, aprobaciones y reporting.
Reducción de errores (duplicados, importes incorrectos, gastos fuera de política).
Cierres más rápidos con conciliación y reporting automatizados.
Mejor cashflow al acelerar facturación y cobro y detectar incidencias antes.
Mayor control con trazabilidad, alertas y métricas.
Gestión de gastos
Qué automatizamos
Captura y digitalización de tickets/facturas (OCR + extracción con IA).
Clasificación contable: categoría, centro de coste, proyecto, proveedor, IVA.
Flujos de aprobación según políticas (límites, roles, tipos de gasto, excepciones).
Detección de anomalías: duplicados, importes fuera de rango, gastos no conformes.
Conciliación con tarjetas corporativas y bancos (cuando aplica) y preparación para ERP.
Beneficios del negocio
Menos tiempo dedicado a reportes de gasto y cierres de mes.
Mayor cumplimiento de políticas y reducción de fraude/errores.
Datos más fiables para análisis de costes por unidad, equipo o proyecto.
Mejor previsión y control presupuestario.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Empleado sube ticket → extracción automática → propuesta de categoría/IVA → aprobación.
Reglas por centro de coste: si supera X → segundo aprobador.
Detección de duplicado por proveedor/importe/fecha → bloqueo + revisión.
Integración con ERP: creación automática de asiento/registro con trazabilidad.
Informe semanal de gasto por categoría con alertas de desviación presupuestaria.
KPIs sugeridos
Tiempo medio de reembolso/aprobación.
% de gastos procesados sin intervención manual adicional.
Nº de incidencias (duplicados, fuera de política) y valor asociado.
Precisión de categorización contable (reclasificaciones).
Desviación presupuestaria por centro de coste/proyecto.
Cómo lo hacemos (estrategia → implementación → optimización)
Estrategia: definimos política de gastos, categorías contables y niveles de aprobación.
Implementación: automatizamos captura, clasificación, aprobaciones e integración con ERP/bancos.
Optimización: ajustamos reglas y modelos con datos reales para reducir excepciones.
Procesamiento de nóminas
Qué automatizamos
Recogida y validación de variables de nómina (horas, incentivos, dietas, ausencias).
Integración con control horario, RRHH/HRIS y sistemas de nómina.
Flujos de aprobación internos para variables antes del cierre.
Detección de incoherencias: picos anómalos, duplicidades, datos incompletos.
Generación y distribución segura de documentación (recibos, certificados, comunicaciones).
Beneficios de negocio
Menos errores y retrabajo en ciclos de nómina.
Reducción del tiempo de cierre y de incidencias con empleados.
Mejor trazabilidad y cumplimiento de políticas internas.
Datos listos para reporting (coste laboral por equipo/centro).
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Variables mensuales → validación automática (rangos, duplicados) → aprobación manager.
Cruce con ausencias/vacaciones para evitar inconsistencias.
Alertas si faltan variables de un equipo a X días del cierre.
Creación automática de reportes de coste laboral por centro de coste.
Portal de autoservicio para solicitudes de certificados con aprobación y entrega.
KPIs sugeridos
Nº de incidencias/mes en nómina y tiempo de resolución.
Tiempo de ciclo de nómina (inicio → cierre).
% de variables aprobadas en plazo.
Errores por datos incompletos o inconsistentes.
Satisfacción interna (tickets relacionados con nómina).
Cómo lo hacemos
Estrategia: mapeamos el proceso de nómina, variables, responsables y calendario.
Implementación: integramos fuentes (tiempo, HRIS) y automatizamos validación/aprobación/reporting.
Optimización: reducimos excepciones, mejoramos controles y ajustamos alertas.
Facturación y cobro
Qué automatizamos
Generación de facturas desde CRM/ERP/contratos y reglas de facturación (hitos, recurrente).
Validación de datos: NIF/IVA, dirección fiscal, condiciones, líneas, descuentos.
Envío automático (email/portal) con seguimiento de entrega y aceptación.
Gestión de cobros: recordatorios, conciliación de pagos, detección de impagos y disputas.
Predicción y priorización de riesgo (por patrones de pago, incidencias, tickets).
Beneficios de negocio
Facturas emitidas antes y con menos errores → mejora del cashflow.
Menos tiempo dedicado a perseguir cobros y a conciliaciones manuales.
Reducción de días de cobro (DSO) y de incidencias por facturas incorrectas.
Visibilidad real de cartera, vencimientos y riesgos.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Oportunidad ganada → factura proforma/borrador → validación → emisión final.
Facturación recurrente mensual con reglas por plan/consumo.
Recordatorios escalonados: antes de vencimiento, vencido, segunda notificación.
Conciliación automática: pago recibido → actualizar estado → notificar a responsable.
Gestión de disputas: ticket “factura incorrecta” → ruta a finanzas + seguimiento.
KPIs sugeridos
DSO (Days Sales Outstanding) y % de cobros en plazo.
Tasa de disputas/errores de facturación.
Tiempo de emisión desde hito/fin de mes.
% de conciliación automática vs manual.
Aging de cuentas por cobrar (0–30/31–60/61–90/90+).
Cómo lo hacemos
Estrategia: definimos reglas de facturación, condiciones, escalado de cobro y excepciones.
Implementación: integramos CRM/ERP/bancos y automatizamos emisión, envíos, recordatorios y conciliación.
Optimización: ajustamos alertas, priorización y controles para reducir disputas y acelerar cobro.
Gestión de inventario y cadena de suministro
Qué automatizamos
Consolidación de datos de stock, compras, ventas y previsión en un panel financiero.
Alertas por roturas de stock, sobrestock, desviaciones de lead time y costes.
Conciliación de inventario (movimientos, entradas/salidas) y detección de anomalías.
Automatización de solicitudes de compra según umbrales y previsión (cuando aplica).
Análisis de proveedores: cumplimiento, variabilidad de precio, incidencias y riesgo.
Beneficios del negocio
Menor capital inmovilizado por sobrestock y menos pérdidas por roturas de stock.
Mejor previsión de cashflow y compras con visibilidad de rotación.
Menos discrepancias contables por inventario y mayor control operativo-financiero.
Reducción de costes por incidencias en cadena de suministro.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Alerta de stock crítico → recomendación de reposición según rotación y lead time.
Detección de movimientos anómalos (picos, ajustes repetidos) → revisión.
Reporte semanal de rotación, días de inventario y valor inmovilizado.
Comparativa automática de proveedores: precio, puntualidad, calidad y devoluciones.
Conciliación inventario-contabilidad para facilitar cierre (según proceso/ERP).
KPIs sugeridos
Rotación de inventario y días de inventario (DIO).
% de roturas de stock y coste asociado.
Valor de sobrestock y obsolescencia.
Exactitud de inventario (discrepancias) y ajustes.
Lead time medio y variabilidad por proveedor.
Cómo lo hacemos
Estrategia: definimos métricas, umbrales, fuentes de datos y responsabilidades (finanzas/operaciones).
Implementación: conectamos ERP/almacén/ventas, automatizamos alertas, conciliaciones y dashboards.
Optimización: ajustamos umbrales y modelos de previsión según estacionalidad y demanda real.
¿Quieres reducir carga operativa y ganar control sin rehacer tu stack financiero?
Solicita una auditoría de automatizaciones financieras: analizamos procesos, herramientas y puntos críticos para priorizar quick wins y un plan por fases. Te llevas un mapa de automatización con KPIs y estimación de impacto operativo.
FAQ
¿Qué son las automatizaciones financieras y qué procesos abarcan?
Workflows para gastos, nóminas, facturación/cobro e inventario (según el rol de finanzas), con integración de herramientas y reporting.
¿La IA es segura para documentos financieros?
Puede serlo si se diseña con control de acceso, trazabilidad y políticas de datos. Automatizamos con revisiones y aprobaciones donde es necesario.
¿Se puede automatizar la captura de facturas y tickets?
Sí, mediante extracción de datos y validaciones. El sistema propone categorías e impuestos y aplica reglas para aprobaciones y excepciones.
¿Cómo evitáis errores en facturación?
Con validaciones previas (datos fiscales, líneas, condiciones), reglas de negocio y detección de anomalías antes del envío.
¿Qué impacto puede tener en el cashflow?
Al emitir antes, reducir disputas y automatizar seguimiento de cobro, suele mejorar la puntualidad de pago (medido con DSO y cobros en plazo).
¿Podéis integrar con mi ERP y bancos?
Sí, nos enfocamos en integraciones para que el dato fluya y se reduzca trabajo manual de conciliación y reporting.
¿Se pueden automatizar controles y aprobaciones internas?
Sí. Definimos niveles por importes, centros de coste y tipos de transacción, con trazabilidad completa.
¿Esto ayuda al cierre mensual?
Sí: conciliaciones, reporting y alertas reducen trabajo de última hora y mejoran la calidad del dato para cierre.
¿Qué pasa si hay excepciones o casos complejos?
Se enrutan automáticamente a revisión humana con la información completa y un resumen del sistema para acelerar la decisión.
¿Podemos empezar por un piloto?
Sí. Suele ser efectivo empezar por gastos o facturación/cobro y después escalar a nóminas e inventario.