Automatizaciones para operaciones
Las automatizaciones para operaciones aplican workflows, integraciones y automatización con IA para estandarizar y acelerar procesos clave del día a día: compras, inventario, logística, control de calidad, mantenimiento, gestión de incidencias y coordinación entre equipos. El objetivo es reducir tareas manuales, evitar errores (datos, entregas, stock, incidencias), mejorar la visibilidad end-to-end y tomar decisiones operativas basadas en datos.
En ITfluence conectamos tus sistemas (ERP, WMS, herramientas de compras, soporte interno, mantenimiento, sensores/IoT si existen, BI y comunicación interna) y diseñamos automatizaciones que combinan reglas e IA para extraer datos, clasificar incidencias, detectar anomalías, priorizar tareas y generar reporting útil para dirección. Implementamos por fases y optimizamos continuamente con métricas operativas reales.
¿Para quién es?
Equipos de operaciones que gestionan muchos procesos repetitivos y coordinación manual.
Empresas con inventario, logística o producción donde la trazabilidad es crítica.
Organizaciones con múltiples herramientas y datos dispersos (ERP + hojas + emails).
Negocios que quieren reducir incidencias y mejorar calidad y cumplimiento.
Beneficios principales
Menos incidencias y menos retrabajo por errores de proceso y falta de información.
Mayor eficiencia: automatización de tareas, aprobaciones y comunicaciones.
Trazabilidad end-to-end: quién hizo qué, cuándo y por qué.
Mejor control de costes (stock, compras, transporte, paradas, mermas).
Decisiones más rápidas con alertas, KPIs y dashboards actualizados.
Gestión de pedidos y planificación operativa
Qué automatizamos
Orquestación de pedidos: validación, asignación, estados y comunicaciones internas.
Planificación de capacidad: carga de trabajo por equipo/turno/centro (según datos disponibles).
Priorización automática por SLA, cliente, margen, urgencia o criticidad.
Gestión de excepciones: incidencias, retrasos, faltantes, cambios de última hora.
Reporting de flujo: backlog, tiempos por etapa y cuellos de botella.
Beneficios de negocio
Menor tiempo de ciclo y más cumplimiento de plazos.
Reducción de “apagafuegos” al detectar riesgos antes.
Mejor coordinación entre operaciones, ventas y logística.
Aumento de productividad por planificación y priorización consistentes.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Pedido creado → validación automática de datos → asignación a cola/centro adecuado.
Priorización dinámica: pedidos con SLA cercano → subida de prioridad + alerta.
Si falta información → solicitud automática al área responsable con checklist.
Reporte diario de backlog y capacidad estimada por equipo.
Detección de cuellos: etapa con tiempos anómalos → alerta y recomendación.
KPIs sugeridos
Tiempo de ciclo (end-to-end) y tiempo por etapa.
% de pedidos entregados en plazo (OTD / SLA compliance).
Backlog y edad del backlog.
Tasa de incidencias por pedido y coste asociado.
Productividad por equipo (pedidos/tareas completadas).
Cómo lo hacemos (estrategia → implementación → optimización)
Estrategia: definimos estados, SLAs, reglas de prioridad y responsables.
Implementación: conectamos ERP/WMS/otras herramientas y automatizamos colas, alertas y reporting.
Optimización: ajustamos reglas según cuellos de botella y tiempos reales.
Compras y gestión de proveedores
Qué automatizamos
Solicitudes de compra (PR) y órdenes de compra (PO) con validaciones y aprobaciones.
Reglas por presupuesto, centro de coste, categoría y umbrales de importe.
Seguimiento de proveedores: confirmaciones, plazos, incidencias y entregas.
Detección de riesgos: variaciones de precio, retrasos recurrentes, calidad deficiente.
Consolidación de datos para análisis de gasto (spend) y performance.
Beneficios de negocio
Reducción de tiempos de aprobación y de compras urgentes por falta de control.
Mejores condiciones por trazabilidad y análisis del rendimiento de proveedores.
Menos roturas de stock por seguimiento proactivo de entregas.
Disminución de errores en pedidos y documentación.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Solicitud → validación de presupuesto → aprobación → creación de PO en ERP.
Seguimiento automático: pedido a proveedor → recordatorio si no confirma en X días.
Alertas por retraso de entrega según lead time acordado.
Scorecard de proveedores: puntualidad, calidad, incidencias y variación de precio.
Detección de compras fuera de catálogo → aprobación extra + recomendación alternativa.
KPIs sugeridos
Tiempo de ciclo PR→PO→recepción.
% de entregas a tiempo por proveedor.
Variación de precio vs histórico y vs contrato.
Tasa de incidencias por proveedor (calidad, faltantes, errores).
Ahorro por consolidación/negociación (si se mide).
Cómo lo hacemos
Estrategia: definimos política de compras, aprobaciones, categorías y KPIs.
Implementación: automatizamos PR/PO, seguimiento y scorecards integrados con ERP.
Optimización: refinamos reglas y priorizamos proveedores según rendimiento.
Inventario, almacén y movimientos
Qué automatizamos
Sincronización y control de stock: entradas, salidas, ubicaciones y ajustes.
Reglas de reposición: umbrales, stock de seguridad, rotación y estacionalidad.
Detección de anomalías: discrepancias, movimientos inusuales, mermas repetidas.
Trazabilidad por lote/serie (si aplica) y control de caducidad.
Conteos cíclicos y conciliación inventario–sistema para cierres más fiables.
Beneficios del negocio
Menos roturas de stock y menos sobrestock (capital inmovilizado).
Mayor exactitud de inventario y menos pérdidas por mermas/errores.
Operación de almacén más ordenada y eficiente.
Mejores decisiones de compra y planificación por visibilidad real.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Stock bajo → alerta + propuesta de reposición basada en rotación y lead time.
Discrepancia WMS vs ERP → ticket automático con histórico de movimientos.
Control de caducidad: alerta por lotes próximos a vencer.
Conteo cíclico: planificación automática por productos críticos.
Dashboard: rotación, DIO, top faltantes, top sobrestock y mermas.
KPIs sugeridos
Exactitud de inventario (discrepancias y ajustes).
Rotación y días de inventario (DIO).
% de roturas de stock y cancelaciones por stock.
Valor de sobrestock/obsolescencia.
Mermas y pérdidas por categoría/ubicación.
Cómo lo hacemos
Estrategia: definimos reglas de reposición, criticidad y trazabilidad necesaria.
Implementación: conectamos ERP/WMS, automatizamos alertas, conciliación y reporting.
Optimización: ajustamos umbrales y priorizamos acciones según impacto en coste/servicio.
Gestión de incidencias, calidad y cumplimiento
Qué automatizamos
Registro de incidencias (internas y externas) con normalización de datos y evidencias.
Clasificación con IA: tipo, severidad, causa probable, área responsable.
Enrutado y SLAs: asignación automática, escalado y recordatorios.
CAPA (acciones correctivas/preventivas) con checklists y trazabilidad.
Reporting de calidad: defectos, reincidencia, costes de no calidad y tendencias.
Beneficios del negocio
Reducción de reincidencias al atacar causas raíz.
Menor tiempo de resolución y mejor cumplimiento de SLAs.
Mejora de calidad y reducción de costes por devoluciones/errores.
Mayor visibilidad para auditorías internas y cumplimiento de procesos.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Incidencia detectada → clasificación → asignación automática + checklist de resolución.
Reincidencia de un defecto → alerta + apertura de CAPA.
Auditoría interna: recopilación automática de evidencias y estado de acciones.
Informe semanal de top causas, equipos implicados y costes asociados.
Alertas por desviación de umbrales (defectos por línea/proveedor).
KPIs sugeridos
Tiempo medio de resolución (MTTR).
% de incidencias resueltas dentro de SLA.
Tasa de reincidencia por tipo de incidencia.
Coste de no calidad (rechazos, devoluciones, retrabajo).
Nº de CAPAs abiertas/cerradas y tiempo de cierre.
Cómo lo hacemos
Estrategia: definimos categorías, severidades, SLAs, flujos de escalado y CAPA.
Implementación: automatizamos captura, clasificación, asignación y reporting.
Optimización: ajustamos reglas y priorizamos mejoras por coste/impacto.
Mantenimiento, activos y gestión de instalaciones
Qué automatizamos
Gestión de órdenes de trabajo: creación, asignación, programación y cierre.
Mantenimiento preventivo: calendarios, checklists y recordatorios automáticos.
Detección de anomalías (si hay datos): consumo, fallos repetidos, paradas y señales de riesgo.
Inventario de activos: ubicaciones, historiales, garantías y repuestos.
Reporting: disponibilidad, paradas, costes de mantenimiento y cumplimiento del plan.
Beneficios del negocio
Menos paradas no planificadas y mayor disponibilidad operativa.
Mejor planificación del equipo y reducción de urgencias.
Control del coste total de propiedad (TCO) por activo.
Mayor cumplimiento de planes de mantenimiento y seguridad.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Calendario preventivo → creación automática de órdenes de trabajo y asignación por turno.
Repuesto crítico bajo → alerta a compras y propuesta de reposición.
Fallo repetido → sugerencia de inspección adicional o revisión de causa raíz.
Informe mensual: activos con más incidencias y coste por mantenimiento.
Checklist digital de seguridad para intervenciones con evidencia y firma.
KPIs sugeridos
Disponibilidad y tiempo de parada (downtime).
Cumplimiento del mantenimiento preventivo (% completado).
MTTR y (si aplica) MTBF.
Coste de mantenimiento por activo y por periodo.
Nº de incidencias repetidas por activo.
Cómo lo hacemos
Estrategia: definimos criticidad de activos, plan preventivo, SLAs y datos necesarios.
Implementación: automatizamos órdenes, checklists, alertas e integraciones con inventario/compras.
Optimización: iteramos con históricos para reducir paradas y mejorar planificación.
¿Quieres reducir incidencias y ganar trazabilidad en operaciones sin aumentar carga administrativa?
Solicita una auditoría de automatizaciones para operaciones: revisamos procesos, sistemas y puntos críticos para priorizar quick wins y un plan por fases. Te llevas un roadmap con automatizaciones y KPIs para medir impacto operativo.
FAQ
¿Qué se puede automatizar en operaciones?
Pedidos, planificación, compras, inventario, incidencias, calidad, mantenimiento y reporting, conectando ERP/WMS y herramientas operativas.
¿La IA aporta valor más allá de “automatizar tareas”?
Sí: clasifica incidencias, detecta anomalías, resume información, prioriza por impacto y propone siguientes pasos basados en histórico.
¿Necesito cambiar mis sistemas para automatizar?
No necesariamente. Normalmente conectamos y mejoramos el stack existente, evitando duplicidades y estandarizando datos.
¿Cómo evitáis que las automatizaciones creen “ruido” (demasiadas alertas)?
Definimos umbrales, prioridades y escalado. Medimos precisión de alertas y refinamos reglas para mantener solo lo útil.
¿Esto ayuda a reducir costes?
Sí, al reducir errores, mermas, roturas de stock, urgencias y retrabajo. El impacto depende de dónde estén los principales cuellos.
¿Se puede automatizar CAPA y cumplimiento de calidad?
Sí: captura, asignación, checklists, evidencias, recordatorios y reporting para auditoría.
¿Qué KPIs son los más importantes?
Depende del negocio, pero típicamente: OTD/SLA, backlog, exactitud de inventario, rotación, incidencias, MTTR y costes asociados.
¿Cuánto tarda en implantarse?
Se suele empezar por un piloto (por ejemplo, incidencias + alertas + reporting) y escalar por fases.
¿Podéis integrar con BI para dashboards?
Sí. Consolidamos datos y creamos reporting operativo y ejecutivo, con alertas y trazabilidad.
¿Podemos empezar con una auditoría de procesos operativos?
Sí. Identificamos fricciones, automatizaciones de alto impacto y un roadmap por fases.