Automatizaciones para restaurantes
Las automatizaciones para restaurantes combinan workflows, integraciones y automatización con IA para optimizar la operativa diaria: reservas, pedidos (en sala, take away y delivery), comunicación con clientes, gestión de turnos, compras e inventario, y reporting. El objetivo es reducir tareas manuales, evitar errores (reservas duplicadas, pedidos mal registrados, roturas de stock), mejorar la experiencia del cliente y aumentar el control sobre costes y margen.
En ITfluence diseñamos automatizaciones conectando tus herramientas (PMS/TPV, plataformas de reservas, delivery, proveedores, inventario, canales de comunicación, reseñas y analítica). La IA aporta valor para clasificar y priorizar solicitudes, resumir feedback, detectar patrones en reseñas, anticipar roturas de stock y generar informes accionables. Implementamos por fases y optimizamos con métricas operativas y de experiencia.
¿Para quién es?
Restaurantes con alto volumen de reservas y cambios (confirmaciones, cancelaciones, no-shows).
Negocios con delivery/take away y múltiples plataformas (agregadores).
Equipos que quieren reducir mermas, roturas y descontrol de inventario.
Restaurantes con varias sedes que necesitan estandarización y visibilidad.
Beneficios principales
Menos errores en reservas, pedidos y comunicación.
Mejor experiencia: confirmaciones rápidas, información clara y atención ágil.
Más eficiencia: menos tareas repetitivas y más foco en servicio.
Mejor control de costes: inventario, compras, mermas y rentabilidad por plato.
Visibilidad: dashboards y alertas sobre operación, ventas y satisfacción.
Gestión de reservas y experiencia previa a la visita
Qué automatizamos
Captura y centralización de reservas (web, teléfono, Google, plataformas) con deduplicado.
Confirmaciones y recordatorios automáticos (SMS/WhatsApp/email según canal).
Gestión de cancelaciones, cambios y lista de espera con reasignación inteligente.
Segmentación de clientes: preferencias, alergias, ocasión, frecuencia, “VIP”.
Reducción de no-shows: depósitos, reconfirmación y reglas por horario/demanda.
Beneficios de negocio
Más ocupación efectiva y menos mesas vacías por no-shows.
Menos carga operativa del equipo en confirmaciones y cambios.
Mejor distribución de mesas y turnos, reduciendo esperas.
Experiencia más personalizada (preferencias y restricciones registradas).
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Reserva creada → confirmación + enlace para modificar/cancelar.
Recordatorio 24h/3h antes → reconfirmación → liberación automática si no responde (según política).
Lista de espera → aviso automático cuando se libera mesa.
Registro de alergias y preferencias → nota visible para cocina/sala.
Reporte semanal: no-shows por franja y acciones recomendadas.
KPIs sugeridos
Tasa de no-show y tasa de cancelación con antelación.
Ocupación por franja y rotación de mesas.
Tiempo medio de gestión de reservas (operativo).
% de reservas reubicadas desde lista de espera.
Satisfacción pre-visita (si se mide) y quejas por reservas.
Cómo lo hacemos (estrategia → implementación → optimización)
Estrategia: definimos políticas de reserva, no-show, depósitos y segmentación.
Implementación: integramos canales, automatizamos confirmaciones/lista de espera y notas operativas.
Optimización: ajustamos recordatorios y reglas según demanda y resultados.
Pedidos, sala, take away y delivery
Qué automatizamos
Orquestación de pedidos: entrada desde TPV, web, apps y agregadores.
Normalización de productos/modificadores para reducir errores (alergias, extras, puntos de cocción).
Comunicación automática de estado: recibido, en preparación, listo, en reparto.
Gestión de incidencias: pedidos incompletos, retrasos, errores y reembolsos (según política).
Priorización de cocina según SLA de delivery, ocupación y capacidad.
Beneficios de negocio
Menos errores de pedido y menos devoluciones/compensaciones.
Mayor velocidad y consistencia del servicio (sala y delivery).
Mejor experiencia del cliente con información proactiva.
Menos caos operativo al centralizar canales.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Pedido de agregador → sincronización con TPV/cocina → ticket unificado.
Aviso automático de retraso con alternativa (cupón, cambio, recogida) según reglas.
Detección de modificaciones críticas (alergias) → alerta a cocina.
Gestión de incidencias: ticket interno + resolución + comunicación al cliente.
Informe de pedidos: tiempos de preparación, retrasos y causa principal.
KPIs sugeridos
Tiempo de preparación y tiempo total de entrega.
Tasa de errores de pedido y coste asociado.
% de pedidos entregados dentro de SLA.
Valor medio del pedido (AOV) y upsell (si se mide).
CSAT post-pedido (si se mide) y volumen de reclamaciones.
Cómo lo hacemos
Estrategia: definimos flujos por canal (sala/take away/delivery), SLAs y excepciones.
Implementación: integramos TPV/agregadores, automatizamos estados, alertas e incidencias.
Optimización: afinamos tiempos, priorización y comunicación para reducir fallos.
Inventario, compras y control de mermas
Qué automatizamos
Sincronización de inventario con ventas/TPV para consumo estimado por receta (si existe).
Alertas de stock crítico y sugerencias de reposición por rotación y estacionalidad.
Generación de pedidos a proveedores con reglas (mínimos, lead time, días de entrega).
Detección de anomalías: consumo fuera de rango, mermas altas, caducidades próximas.
Control de costes: variación de precios de proveedores y margen por plato.
Beneficios de negocio
Menos roturas de stock y menos “no disponible” en carta.
Reducción de mermas por caducidad y sobrecompra.
Mejor control de coste de materia prima y margen.
Operación más predecible y menos urgencias.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Stock bajo → alerta + propuesta de pedido según consumo histórico.
Producto próximo a caducar → sugerencia de “plato del día” o promoción interna.
Variación de precio del proveedor → alerta a compras/gerencia.
Conciliación: entradas de proveedor vs consumo estimado vs stock real.
Dashboard semanal: top mermas, roturas y margen por categoría.
KPIs sugeridos
% de roturas de stock y platos no disponibles.
Coste de materia prima (food cost) y su variación.
Mermas por categoría y valor asociado.
Exactitud del inventario (discrepancias).
Margen por plato/categoría (si se mide).
Cómo lo hacemos
Estrategia: definimos catálogo, umbrales, recetas/consumo (si aplica) y KPIs.
Implementación: integramos inventario/proveedores/TPV y automatizamos alertas y reposición.
Optimización: ajustamos umbrales y reglas según estacionalidad y demanda real.
Turnos, personal y coordinación operativa
Qué automatizamos
Planificación de turnos con reglas (horas, descansos, habilidades, picos de demanda).
Solicitudes de cambios, bajas y vacaciones con aprobaciones.
Recordatorios y comunicación interna (briefing de servicio, eventos, cambios de carta).
Checklists operativos: apertura/cierre, limpieza, seguridad alimentaria (cuando aplica).
Alertas por falta de cobertura o picos previstos (reservas + eventos + delivery).
Beneficios de negocio
Menos problemas de cobertura y mejor experiencia en horas punta.
Reducción de tiempo administrativo en cuadrantes y cambios.
Mejor consistencia del servicio (checklists y estándares).
Menos estrés y mejor coordinación del equipo.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Reservas altas previstas → alerta + recomendación de refuerzo de turno.
Cambio de turno → aprobación → actualización de calendario y notificación.
Checklist digital de apertura/cierre con firma y evidencias.
Briefing automático de servicio: reservas especiales, alergias, eventos y “86 list”.
Informe mensual: horas, incidencias de cobertura y necesidades por franja.
KPIs sugeridos
Cobertura de turnos (% turnos completos sin urgencias).
Tiempo dedicado a planificación y cambios de turnos.
Incidencias en servicio relacionadas con personal (esperas, errores).
Cumplimiento de checklists operativos.
Rotación de personal (si se mide) y absentismo.
Cómo lo hacemos
Estrategia: definimos reglas de turnos, roles críticos, checklists y comunicación interna.
Implementación: automatizamos solicitudes, notificaciones, planificación y reporting.
Optimización: ajustamos según demanda real y métricas de servicio.
Atención al cliente, reseñas y fidelización
Qué automatizamos
Gestión de consultas y reclamaciones: clasificación con IA, prioridades y enrutado.
Respuestas sugeridas a reseñas (Google, plataformas) con control humano.
Detección de temas recurrentes en feedback: espera, servicio, plato, precio, ambiente.
Programas de fidelización: segmentación, campañas post-visita, reactivación.
Encuestas post-visita/pedido y análisis de satisfacción con insights.
Beneficios de negocio
Respuesta más rápida y mejor reputación online.
Reducción de reclamaciones repetitivas al atacar causas raíz.
Aumento de repetición de visita y ticket medio con personalización.
Mejor comprensión de lo que realmente afecta a la experiencia.
Ejemplos de automatizaciones / casos de uso
Reseña negativa → alerta + ticket interno + respuesta propuesta + seguimiento.
Encuesta post-visita → resumen por temas + acciones recomendadas.
Segmentos: clientes frecuentes → invitación a evento/menú especial.
Winback: sin visita en 60 días → campaña con incentivo (si aplica).
Dashboard de reputación: puntuación media, volumen y principales motivos.
KPIs sugeridos
Puntuación media y volumen de reseñas.
Tiempo de respuesta a reseñas/reclamaciones.
CSAT/NPS (si se mide) y evolución.
Repetición de visita y tasa de reactivación.
Nº de incidencias por causa y su reducción.
Cómo lo hacemos
Estrategia: definimos SLAs, tono, protocolos de incidencias y segmentos de fidelización.
Implementación: automatizamos captación de feedback, clasificación, alertas y campañas.
Optimización: iteramos en base a temas recurrentes y rendimiento de acciones.
¿Quieres reducir errores, mejorar servicio y aumentar el margen con una operativa más controlada?
Solicita una auditoría de automatizaciones para restaurantes: analizamos reservas, pedidos, inventario, turnos y reputación para priorizar quick wins y un plan por fases. Te llevas un mapa de automatización con KPIs y puntos de impacto inmediato.
FAQ
¿Qué se puede automatizar en un restaurante?
Reservas, confirmaciones, lista de espera, pedidos multicanal, comunicación de estados, inventario, compras, turnos, soporte y gestión de reseñas.
¿La IA puede responder mensajes de clientes?
Sí, para preguntas frecuentes y respuestas iniciales, con escalado a personal cuando sea necesario o sensible.
¿Cómo se reduce el no-show?
Con recordatorios, reconfirmaciones, lista de espera, depósitos (si aplica) y políticas claras automatizadas.
¿Se puede centralizar delivery si uso varios agregadores?
Sí. Unificamos pedidos y estados para reducir errores y duplicidades.
¿Las automatizaciones ayudan a reducir mermas?
Sí, con alertas de caducidad, reposición inteligente, control de consumo y detección de anomalías.
¿Cómo mejora la experiencia del cliente?
Con confirmaciones rápidas, información proactiva, menos errores, tiempos más estables y gestión ágil de incidencias.
¿Cuánto tarda en implantarse?
Se suele empezar por quick wins (reservas + reseñas + pedidos) y escalar a inventario y turnos por fases.
¿Se integra con mi TPV y herramientas actuales?
Nos adaptamos al stack existente (TPV, reservas, delivery, inventario) para conectar datos y reducir trabajo manual.
¿Qué métricas se usan para medir impacto?
No-show, ocupación, tiempos de preparación/entrega, errores de pedido, mermas, food cost, reseñas y satisfacción.
¿Podemos empezar con una auditoría operativa?
Sí. Revisamos procesos, herramientas y fricciones y definimos un roadmap priorizado.